基幹システムとは？中小企業向けに機能・費用・選び方を解説【無料デモつき】

基幹システムとは、お金とモノの流れが1か所に集まる仕組み

受注が入ったら在庫が減り、足りなければ発注がかかり、出荷したら請求が立つ。この一連の流れを、1つのデータベースの上でつなげて管理する仕組みが基幹システムです。部門ごとにバラバラのExcelで持つやり方とは、ここが違います。「基幹系システム」も同じ意味です。

名前の通り、止まると業務が止まるものが基幹システムです。代表的な守備範囲は、販売管理・購買管理・在庫管理・生産管理・会計・人事給与です。どこまでを1つのシステムに含めるかは、会社によって違います。逆に、止まっても今日の出荷には影響しないグループウェアやチャットツールは情報系システムと呼ばれ、区別されます。

基幹システムとERP、情報系システムの違い

ERPという言葉もよく並んで出てきます。もともとは経営資源を統合的に管理するという考え方を指す言葉でしたが、日本の実務では「基幹業務を統合したパッケージ製品」の意味で使われる場面が多くなっています。おおまかには、基幹システムという役割をパッケージ製品として実現したものがERPだと捉えておけば十分です。ベンダーとの会話も、この理解のままで通じます。

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導入の目的を一言でいえば、同じ情報を二度入力しなくて済む状態を作ることです。受注時に入れた数量が、そのまま在庫に反映され、請求書にも載る。この当たり前を実現するために、データを1か所に集めます。

2025年の崖は過ぎ、更新期だけが残った

経済産業省が2018年9月に公表した「DXレポート　ITシステム『2025年の崖』の克服とDXの本格的な展開」は、老朽化したシステムを放置すると2025年以降に年間最大12兆円の経済損失が生じうると試算しました。いわゆる「2025年の崖」です。その2025年はすでに過ぎ、当時から使い続けているシステムが更新期を迎えています。

更新を後押ししているのは、人と制度の事情です。1つ目は、当時システムを構築した担当者が定年を迎え、社内に中身の分かる人がいなくなったことです。2つ目は、人手不足で「人を増やして処理量を捌く」という手が使えなくなったことです。3つ目は、電子帳簿保存法やインボイス制度など、法制度の側からデータでの管理を求められる場面が増えたことです。

更新の判断は、先送りしにくくなりました。とはいえ、慌てて大きな投資に踏み切ったものの現場が使わずに止まった、という話も同じくらい聞きます。着手の順番で結果が変わります。

検討のきっかけは、だいたいこの5つのどれか

「そろそろ基幹システムが必要かもしれない」と相談をいただくとき、背景にある症状はかなり似通っています。相談でよく挙がる症状を5つ並べます。

1. 同じ数字を、部署ごとに入力し直している

「どれが正しい数字なのか分からない」。相談の最初に出てくるのが、この一言です。営業がExcelに入れた受注を、製造の担当者が別のファイルに転記し、経理がさらに会計ソフトへ打ち直す。二重入力、三重入力が厄介なのは、ズレを追えなくなるからです。数字が食い違っても誰も判定できず、確認のために各部署へ聞いて回る時間が発生します。

2. 帳簿上の在庫と、倉庫の実物が合わない

出庫の記録が後回しになり、システムの数字を信じられなくなる。信じられないので現場は現物を数えに行き、その確認作業がやがて仕事として定着します。ズレた数字そのものより、システムを見に行かない習慣が根づくほうが後々こたえます。

3. 前月の数字が出るころには、打てる手が残っていない

締め作業が5営業日かかっているとして、その大半が集計と突合せなら、システム化で圧縮できる余地があります。翌月半ばに前月の粗利が分かっても、打てる手はもう残っていません。

4. その業務を回せる人が、社内に1人しかいない

複雑なExcelマクロを作った本人が異動や退職をした瞬間、誰も触れなくなります。怖いのは、代わりのきく人が1人もいないことです。弊社が生産管理システムを再構築した食品製造業でも、部門ごとにExcelと個別システムが乱立し、経営層と現場が同じ情報を見られない状態になっていました。中小企業から相談をいただく動機としてはこの属人化がいちばん切実で、しかも予告なくその日が来ます。

5. 取引先から、データでのやり取りを求められた

大手の取引先からEDIでの受発注を求められる、あるいは電子帳簿保存法やインボイス制度への対応を迫られる。外からの要求が引き金になるパターンです。自社の都合では動かなかった話が、取引先の一声で一気に動き出します。製造業のEDI対応についてはEDIツールの選定ガイドで詳しくまとめています。

3つ以上当てはまった方は、まず無料の体験デモで、自社の受注や在庫がどう入るかを見てみてください。

基幹システムの画面を無料で触ってみる（登録不要の体験デモ）

3つ以上当てはまったとして、次に何を調べればいいのか。機能一覧を10社分集めても、そこに答えはありません。弊社が公開している体験デモは、メールアドレスの登録も、ソフトのインストールも要りません。ブラウザで開けば、その場で動きます。

業種、規模、品目の3つを選ぶだけ

製造業、卸売業、小売業、飲食業、建設業の5つから業種を選び、続いて会社の規模と主に扱う品目を指定します。ここまで3ステップです。選んだ内容に合わせて、品目マスタ・取引先マスタ・過去の受発注データが入った画面が立ち上がります。製造業を選べば部品や加工品が、飲食業を選べば食材が並びます。

触れるのは在庫・受発注・原価・会計まで、実際の基幹システムとほぼ同じ範囲

デモといっても画面遷移だけのモックではありません。在庫を動かせば数字が変わり、受注を登録すればダッシュボードの受注残高に反映されます。触れる範囲は次の通りです。

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業種によって、出てくるメニューが変わります。製造業と建設業では生産管理と製番照会が表示され、小売業や飲食業では表示されません。実際の導入でも、使わないモジュールは外します。デモでもその点を確かめられるようにしています。

触るときに見てほしい3つのこと

やみくもにクリックするより、次の3点を意識して触ると、自社に必要な要件が見えてきます。

1

受注を1件登録して、完了まで進める

販売画面で受注を登録すると、ダッシュボードの受注残高がすぐ動きます。続けてその受注のステータスを「完了」に変えると、在庫が受注数量ぶん減り、請求・入金の画面に同じ金額の請求が立ちます。受けた時点では在庫は減らず、出荷や完了の処理をした時点ではじめて動く。実際の基幹システムもこの順番なので、自社の運用と突き合わせながら試してみてください。1か所に入れた数字が関係する画面すべてに行き渡る感覚は、ファイルを開いて回るExcel運用とはっきり違います。

2

在庫画面のアラートを見る

発注点を下回った品目は「発注点割れ」、さらに安全在庫まで落ちた品目は「欠品警告」として、色分けで浮かび上がります。現場が毎朝リストを目で追っている作業を、どこまで機械に任せられるか。その判断材料になります。

3

AI取込で書類の判定を試す

デモではファイル名から書類の種別と確信度を判定するところまでを再現しています。実際の案件では書類そのものをOCRで読み取って伝票に起票しますが、確信度の低いものだけを人が確認するという運用の形は、この画面の見え方とほぼ同じです。弊社が開発した受注書OCRでも、確信度の低い項目だけを画面上でハイライトする作りにして、全件目視から要確認項目だけの確認へ運用を変えました。FAXと紙が残っている会社ほど効く部分です。

社内で検討を進めるなら、この画面を会議で開いてしまうのが手っ取り早い方法です。「うちの受注はここに入るのか」「この項目が足りない」といった具体的な指摘が、資料を眺めているときの何倍も出てきます。デモの操作方法と用語の解説はデモの操作解説ページにまとめてあります。

主な機能を、受注から入金までの流れに沿って見る

機能一覧を眺めても、なかなか頭に入りません。受注から入金までの流れに沿って並べ替えると、自社に必要な範囲が見えてきます。

販売管理：見積から請求まで

見積を出し、受注を受け、出荷し、売上を計上して、請求書を起こす。この一連を扱うのが販売管理です。順番が決まっています。受注の時点で在庫を引き当て、出荷した時点ではじめて在庫が減り、締め日にその月の売上が請求書としてまとまる、という流れです。デモの販売画面と請求・入金画面が、ちょうどこの範囲にあたります。

購買・在庫管理：発注点、リードタイム、棚卸

発注、入荷、在庫の記録、そして棚卸。在庫が発注点を下回ったら発注を促す、仕入先ごとのリードタイムを踏まえて発注のタイミングを早める、といった制御がここに入ります。食品や医薬品のように、ロットや賞味期限の管理が要る業種もあります。その場合は、この段階で要件に含めてください。

生産管理・原価管理：BOMと製番

製造業では、どの製品がどの部品から成るかを定義した部品構成表（BOM）をもとに、必要な材料を計算して生産計画と製造指示を出します。個別受注生産の会社では、案件ごとに番号を振って進捗と原価を追う製番管理を使います。かかった材料費・労務費・経費を集めて実際にいくらで作れたかを出すのが原価管理です。見積の精度は、ここのデータが貯まってはじめて上がります。

会計・債権債務：売掛、買掛、入金消込

売上が立てば売掛金、仕入が立てば買掛金が発生します。入金があったときに、どの請求に対する入金かを突き合わせる作業が入金消込です。手作業だと、ここが毎月の負担になります。会計ソフトを別に使い続ける場合でも、販売・購買のデータをどう渡すかは決めておいてください。

共通基盤：マスタ、権限、帳票、外部連携

品目マスタと取引先マスタ、誰が何を見られるかの権限設定、帳票の出力、他システムとの連携。地味な層ですが、稼働後の使い勝手を決めるのはここです。なお人事給与を含めるかは会社によって分かれます。給与計算は法改正への追随が必要なので、専用ソフトを使って勤怠データだけ連携する構成が一般的です。

パッケージ、クラウドERP、個別開発をどう選び分けるか

選び分けの基準は、自社の業務が業界の標準的なやり方にどれくらい近いか、その一点です。

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相談で多いのは、パッケージを検討したもののカスタマイズ見積もりが想定を大きく超えた、というケースです。弊社が伺った範囲では、標準機能で大半は足りるのに、残った独自要件のカスタマイズ費用が本体を上回るという話が目立ちます。選択を分けるのは、この「残り」をどこまで諦められるかです。

弊社が担当するのは3つ目の個別開発で、ノーコードツールとAIを組み合わせて開発期間と費用を圧縮する進め方をとっています。個別開発は費用も期間も大きいという前提で敬遠されがちですが、その前提を崩しにいっています。詳しくはAIシステム開発・業務自動化のサービスページをご覧ください。ノーコードでの開発事例はノーコード×アプリ開発の7事例にまとめています。

どのタイプが自社に合うかを考える前に、基幹システムの画面そのものを見ておくと判断が早くなります。無料デモはこちらです。

費用を決めるのは、どこまで自社に合わせるか

見積もりを左右するのは、モジュールの数よりも「現行業務のどこを変えずに残すか」です。既存の帳票レイアウトをそのまま再現する、承認の順番を部署ごとに変える、といった要望が積み重なると、機能が増えていなくても工数は膨らみます。削るべきなのは要望のほうです。

費用を抑えたいなら、まず対象業務を絞り、標準的な流れで運用できる部分は思い切って標準に寄せることです。IT導入補助金をはじめとする制度も使えます。制度には申請期間や対象要件の制約があるので、検討の初期に公式サイトで最新の枠を確認しておくと動きやすくなります。ノーコード開発で使える補助金の活用パターンは補助金の5事例で整理しています。

弊社の費用は、対象業務と既存システムの状況で大きく変わります。個別にお見積もりします。

中小企業の導入は、大企業と同じ進め方では回らない

大企業の基幹システム導入は、情報システム部門に専任が数名いて、要件定義に半年かける前提で進みます。中小企業にその体制はありません。担当者は経理や総務と兼務で、現場の日々の業務を止めないまま、通常業務の合間に検討を進めることになります。だから、進め方そのものを変えます。着手する前に決めておきたいことを3つ挙げます。

載せる範囲は、在庫と受発注から狭く始める

全社の全業務を一度に移行しようとすると、関係者が増えすぎて、調整だけで何か月も過ぎていきます。在庫と受発注のように痛みが大きく効果も見えやすい範囲から着手し、動くものを早めに現場へ出すほうが、遠回りに見えて結果的に早く終わります。

現行業務のどこを捨てるか

既存のやり方を全部残す前提で要件を集めると、費用は必ず膨らみます。「この帳票は本当に今も使われているか」「この承認は何を防ぐためのものか」を1つずつ確認してください。目的を失ったまま惰性で続いている作業が、かなりの数見つかるはずです。

マスタの管理担当を決めずに稼働しない

品目マスタと取引先マスタの管理担当を決めないまま稼働すると、同じ取引先が何通りもの表記で登録される状態になり、気づいたときには手に負えなくなります。地味な話です。ただ、稼働後の使い勝手を最も左右するのはこの一点です。

導入の進め方を6ステップで確認する

対象業務を絞ったあとの流れです。各ステップに、そこで手を抜くと何が起きるかを添えました。

実際に基幹システムを刷新した2つの例

在庫管理まわりの改善だけを先に進めたい場合は、在庫管理×AIの7事例もあわせてご覧ください。

よくある質問

監修

仙入 功樹 せんにゅう こうき

代表取締役

吉村 祐樹 よしむら ゆうき

COO

本記事は基幹業務システムの開発を担当している実務者が監修しています。食品製造業の生産管理システム刷新、製造・卸売業の受注処理の自動化など、中小企業の基幹業務まわりの開発と運用定着を支援しています。