FAX注文書のAI読み取り（デモ） 使い方ガイド
株式会社ノーコードソリューションズ｜デモ解説
FAX注文書のAI読み取り デモの使い方
このデモは、複合機に届いたFAXを、注文書かどうかの仕分けから読み取り、品名の書き方の違いを、商品台帳（マスタ）に登録した品番へそろえ、既存の販売管理システムへ取り込むところまでを通す仕組みです。
複合機に届くFAXは注文書ばかりではありません。仕切書も広告も、先に届いた注文の再送も混ざります。人が1枚ずつ見て仕分け、品名から品番を探し、販売管理システムに打ち直しているのが今の姿です。このデモは架空のデータで動き、登録もインストールも不要です。
何ができるか
- 自動仕分け：届いたFAXを新規注文・再送や変更・仕切書や納品書・広告に振り分けます。処理が要るのは前の2つだけです。間違っていればその場で直せます
- 再送との突き合わせ：再送・変更のFAXは同じ注文番号の元の注文書を探し、数量の差分を出します
- 表記ゆれの吸収：「アクリル 5t」「アクリル板5ミリ」のような書き方を、辞書でマスタの品番に寄せます。寄らなかった行だけ人が決めます
- 辞書に覚えさせる：人が決めた書き方を辞書に足すと、まだ処理していないFAXにもその場で反映されます
- 販売管理システムへの取込：確認が済んだ注文を、販売管理システムに取り込むためのCSVとして書き出します。出力履歴が残るので、どの注文を出したかを確認できます。取り込みの方法と重複を防ぐ仕組みは、連携先の仕様に合わせて決めます
デモは何から始めればよいか
- 業種・受信枚数・届くFAXの種類を選ぶ。開くと最初に3画面の設定が出ます。枚数は8枚・18枚・36枚から選べます。あとからヘッダーの「業種を変える」でやり直せます。
- 受信トレイを見る。仕分けの結果が並びます。仕切書や広告は「処理の要らない枚数をまとめて対象外にする」で片づけられます。
- 読み取りを確認する。左が届いたFAX、右が読み取り結果です。品番が決まっていない行と、確信度が80%未満の項目を片づけると「受注に取り込む」が押せます。
- 販売管理システムへ書き出す。取込・出力でCSVを書き出します。
FAXの仕分けと品番の特定を人がやると、1枚あたり12分ほどかかります。辞書で寄らなかった行だけ人が決める形にすると、2分程度に収まります。2つの場合を置いた試算で、実案件の平均値ではありません。実際の時間は注文書の様式と品目数で変わります。
ダッシュボードの数字は何を数えているか
| 届いたFAX | この設定で受信した枚数 |
|---|---|
| 処理が要る枚数 | 新規注文と再送・変更の枚数。仕切書と広告は含みません |
| 要確認 | 品番が決まらない行か、確信度の低い項目がある枚数 |
| 品番が未登録 | マスタにも辞書にも無い品名が含まれる枚数 |
| 人が触らず通る割合 | 処理対象のうち、確認が要らない枚数の割合 |
| 数字はすべて滞留枚数です。処理が済んだものは含みません。 | |
Order Hubとはどう違うのか
デモ一覧にある「AI受注統合 Order Hub」は、FAX・Web-EDI・メールの受注を1か所に集めて、受注から発注・出荷・請求・入金消込まで通す仕組みです。こちらはFAXだけに絞り、届いたFAXが注文書とは限らないところと、品名の表記ゆれを扱います。受注のあとの工程は持ちません。
よくある質問
- Q. 入力したデータは保存されますか。
- A. ブラウザの中だけに保存します。サーバーには送られません。マスタ管理の「データをリセット」で消せます。
- Q. 金額が出てこないのはなぜですか。
- A. このデモは仕分けと確認の流れを見ていただくためのもので、金額は扱っていません。金額を含む画面は個別にお見せします。
- Q. 実際のFAXを読み込ませられますか。
- A. このデモは固定のサンプルで動きます。実際の注文書での読み取りは個別にお試しいただけます。低画質・傾き・手書きの追記があるものほど、事前に見ておく価値があります。
- Q. 表記ゆれの辞書は最初から作らないといけませんか。
- A. 要りません。使いながら、人が決めた書き方を辞書に足していく形にします。同じ書き方が次から照合できるようになるので、使うほど人が決める行は減ります。
- Q. 既存の販売管理システムに合わせたCSVを出せますか。
- A. 出せます。ただしこのデモの列は固定です。実際の導入では、取り込み先の形式に合わせて列と文字コードを調整します。
- Q. 自社に合うかどうかは、どこを見れば分かりますか。
- A. 画面の見た目より、どこで止まるかを見てください。このデモでは、品番が決まっていない行を片づけないと、受注に取り込めません。同じところで手が止まって困っているなら、作りは近いです。業種が違っても、止まる理由が同じなら同じ作りで対応できます。
- Q. 入れるとしたら何から始めますか。
- A. 組み方は会社ごとに変わるので、最初に決めるのは範囲です。実際に届いているFAXの束と、販売管理システムの取り込み形式を見せていただいて、どこを機械に任せてどこを人が確かめるかを決めるところから始めます。費用と期間は範囲で変わるため、個別にお見積りします。
このデモに登場する会社名・担当者名・数値はすべて架空のものです。実在の企業・人物とは関係ありません。お試しの際も、架空または匿名化したデータだけを入力してください。個人情報・機密情報・実際のIDやパスワードは入力しないでください。
自社の帳票やデータでも同じ流れで回せるかどうかは、実物を拝見したうえでお答えします。