社内文書の検索と根拠つき回答 デモの使い方
株式会社ノーコードソリューションズ｜デモ解説
社内文書の検索と根拠つき回答 デモの使い方
このデモは、作業標準・不具合報告・台帳に散らばった社内の決めごとを横断して質問に答え、どの文書のどの章を根拠にしたかを必ず示す仕組みです。根拠が足りないときは答えを出さず、候補だけを見せます。
現場の質問は「SPCCの曲げ順はどちらが先か」「予熱が必要な板厚はいくらからか」のように、答えが社内のどこかにある形をしています。ただし作業標準と覚書と不具合報告に分かれていて、探すより詳しい人に聞くほうが早いのが実情です。聞かれた人の手も止まります。このデモは架空のデータで動き、登録もインストールも不要です。
何ができるか
- 根拠つきで答える：答えには文書名・章・抜粋が必ず付きます。抜粋を読めば、答えが合っているかを自分で確かめられます
- 答えられないときは答えない：質問のどれだけを社内文書で拾えたか（被覆率）を測り、足りなければ答えを出しません。文末の「〜しますか」だけが当たった状態で作文させないための仕組みです
- 古い版が混ざったら知らせる：差し替え済みの覚書が根拠に入ったときは注意を出します。文書を消さずに残しているのは、なぜ変えたのかを追えるようにするためです
- 部署で見える範囲を変える：営業の資料は製造からは見えません。見えない文書に近い記述があるときは、中身を出さずに「どの部署が見られるか」だけを伝えます
- 現場の言い方を辞書で吸収する：「ベンド」で聞かれても「曲げ」の文書に当てます。辞書に足すとその場で検索に反映されます
- 帳票を構造化して検索に入れる：表のまま取り込んだ帳票は検索に出ません。表の1行を1件の検索対象に分けてから索引に入れます。丸ごと1件にすると、長い文章のなかに答えが埋もれます
- 違った答えを覚えさせる：正しい答えと根拠の文書を人が書くと、次に同じ質問が来たときは検索より先にそれを返します。元の文書は書き換えません
デモは何から始めればよいか
- 業種・取り込む文書の範囲・あなたの部署を選ぶ。開くと最初に3画面の設定が出ます。範囲を広げると答えられる質問が増え、古い版の混ざり方も増えます。部署によって見える文書が変わります。あとからヘッダーの「業種を変える」でやり直せます。
- 試せる質問を押す。「質問する」に候補が並んでいます。答えと根拠、確信度が出ます。自分で書いた質問でも動きます。
- 答えられない質問を見る。候補のいちばん右は、社内文書にわざと入れていない質問です。答えを作らずに断る様子を確かめてください。
- 帳票を構造化する。「帳票の構造化」に、表のまま取り込んだ加工条件表があります。索引に入れると、それまで答えられなかった質問に答えられるようになります。
- 違った答えを直す。「違っていた」を押すと、正しい答えと根拠の文書を書く欄が出ます。覚えさせたあとに同じ質問をすると、そちらが返ります。
詳しい人を探して聞き、共有フォルダの文書を開いて確かめると、一つの質問で25分ほどかかります。検索して根拠の抜粋を読む形にすると、2分程度です。2つの場合を仮に置いた計算例で、実案件の平均値ではありません。実際の時間は文書の整い方で変わります。
確信度はどう決めているか
確信度は、当たった断片の強さと、質問のどれだけを社内文書で拾えたか（被覆率）を混ぜた数字です。被覆率が0.20を下回ると答えを出しません。0.08を下回ると候補としても見せません。このデモに入れた質問で測ると、答えられる質問の被覆率が0.24から0.61、根拠が足りない質問が0.10から0.16、社内文書に無い質問が0.04から0.05でした。用意した質問と文書での値です。文書が増えても基準がずれないように、この2つで判断しています。
ダッシュボードの数字は何を数えているか
| 取り込んだ文書 | この設定で索引に入れた文書の数と、検索できる断片の数 |
|---|---|
| 構造化待ち | 表のまま取り込んだ帳票。索引に入るまで検索に出ません |
| 聞いた質問 | このデモで投げた質問の数 |
| 答えられた割合 | 根拠が足りず答えなかったものを除いた割合 |
| 平均の確信度 | 答えた質問の、根拠の強さの平均 |
| 覚えさせた回答 | 人が書き直して覚えさせた回答の数 |
答えられなかった質問は、質問の履歴で絞り込めます。文書が足りていない場合が多いものの、言葉の違いで当たらなかった場合や、読み込みから漏れている文書がある場合もあるため、中身を見て分けます。
ほかのデモとはどう違うのか
デモ一覧にある「検査成績書の読み取りと品質管理」は、読み取った数字を規格に当てて合否を出します。こちらは文章で書かれた決めごとを探して答えるところが主題です。答えを作文させないこと、つまり根拠が無いときに黙って答えないことに重心を置いています。
よくある質問
- Q. 入力したデータは保存されますか。
- A. ブラウザの中だけに保存します。サーバーには送られません。「用語辞書と部署」の「データをリセット」で消せます。
- Q. 金額が出てこないのはなぜですか。
- A. このデモは検索と根拠の出し方を見ていただくためのもので、金額は扱っていません。単価や見積の条件のように、答え方を間違えると話が合わなくなるものは、検索の対象から外すかどうかを導入のときに決めます。
- Q. 手元の文書を読み込ませられますか。
- A. このデモは固定のサンプルで動きます。実際の文書での検索は個別にお試しいただけます。図面の注記、スキャンした紙、Excelの表が混ざっているものほど、事前に見ておく価値があります。
- Q. 検索はどういう仕組みですか。
- A. 日本語を2文字ずつ刻んで照合しています。分かち書きの辞書を持たないので、SPCCやM4のような型番の混ざった文にも当たります。実際の導入では、この方式と意味での検索を組み合わせます。
- Q. 答えが間違っていたらどうなりますか。
- A. 回答には根拠の抜粋が付くので、その場で読んで確かめられます。ただし抜粋があれば正しいとは限らず、文書の版や適用する条件が違うこともあります。違っていた回答には正しい答えを覚えさせられます。元の文書が古い場合は、文書を直すのが先です。
- Q. 見せてはいけない文書はどう扱いますか。
- A. 文書ごとに見られる部署を決めています。範囲の外にある文書は根拠に出さず、中身も答えに混ぜません。「その部署に確認してください」とだけ返します。
- Q. 自社に合うかどうかは、どこを見れば分かりますか。
- A. 画面の見た目より、どこで止まるかを見てください。このデモでは、根拠が足りない質問には答えません。同じところで手が止まって困っているなら、作りは近いです。業種が違っても、止まる理由が同じなら同じ作りで対応できます。
- Q. 入れるとしたら何から始めますか。
- A. 組み方は会社ごとに変わるので、最初に決めるのは範囲です。社内で実際に聞かれる質問と、答えが載っている文書を見せていただいて、どこを機械に任せてどこを人が確かめるかを決めるところから始めます。費用と期間は範囲で変わるため、個別にお見積りします。
このデモに登場する会社名・担当者名・文書の内容はすべて架空のものです。実在の企業・人物とは関係ありません。材料記号とJISの呼称は業界共通で、特定企業のものではありません。お試しの際も、架空または匿名化したデータだけを入力してください。個人情報・機密情報・実際のIDやパスワードは入力しないでください。
自社の帳票やデータでも同じ流れで回せるかどうかは、実物を拝見したうえでお答えします。